Faktoo FAQ

Formát ISDOC (Information System Document) je otevřený strukturovaný formát dokumentů založený na XML a navržený primárně pro elektronickou výměnu obchodních dokladů. Je běžně používán v České republice, ale také na Slovensku, pro zasílání faktur a dalších obchodních dokladů firmám a státním orgánům.

Formát byl vyvinut pro zvýšení efektivity automatizací zpracování dokumentů, zajištění přesnosti a snížení chyb v transakcích, v souladu s právními požadavky a daňovými předpisy. Import ISDOC dokumentu nahrazuje ruční přepisování dat do účetního nebo jiného systému.

Soubory ISDOC obvykle prezentují ve strojově čitelné podobě údaje uvedené na obchodních dokladech, jako jsou identifikační údaje subjektů (názvy firem, IČO, adresy), metadata dokumentu (číslo faktury, číslo objednávky, datum vystavení atd.), seznamy položek (fakturované zboží a služby), souhrnné údaje (celková částka, sazba a výše DPH).

Správu formátu, zejména pro české prostředí, zajišťuje Odbor hlavního architekta eGovernmentu Ministerstva vnitra České republiky v sekci webu zaměřené na ISDOC. Pro slovenské prostředí iniciativa slovensko.digital rozvíjí formát ve spolupráci s výrobci ekonomického software pro ISDOC.

Většina účetních a ekonomických softwarů (ERP) používaných v České republice umí fakturovat ve formátu ISDOC, včetně Money S3, Pohoda, Helios, ABRA Gen, FlexiBee a mnoha dalších. ISDOC podporují také běžné fakturační systémy jako iDoklad nebo Fakturoid. Zejména od roku 2024 formát podporuje i významná část slovenských ERP. Jednotlivé softwary umí formát také importovat, i když zatím ne plně bezobslužně a pro všechny možné varianty dokumentů.

ISDOC je strojově čitelný XML dokument, běžně s příponou .isdoc nebo .xml, a sám o sobě není zcela přívětivý pro člověka. Lze jej proto posílat např. jako samostatný soubor vedle PDF verze faktury s náhledovou (tiskovou) verzí faktury. Protože však není zcela praktické oddělovat strukturovaná a uživatelsky čitelná data do samostatných souborů, byly vyvinuty dvě technická řešení pro jejich zapouzdření. ISDOC.PDF je PDF dokument (tedy člověkem čitelný a tisknutelný), do kterého je přímo vložen ISDOC verze 6.0.2. ISDOCX je starší varianta zapouzdření strukturovaných dat a PDF do jediného souboru se ZIP kompresí. Ve srovnání s ISDOC.PDF je méně uživatelsky přívětivý, hlavně proto, že nenabízí možnost snadného náhledu v běžných prostředcích (PDF čtečka) a pravděpodobně proto se v praxi nikdy příliš neujal.

ISDOC.JSON je neformální reprezentace dat formátu ISDOC v notaci JSON. Protože implementace vstupů a výstupů ve formátu JSON je obvykle jednodušší než implementace vstupů a výstupů formátovaných jako XML, je ISDOC.JSON užitečný například při vývoji zákaznicky specifického software pro generování odchozích obchodních dokladů nebo naopak pro automatické zpracování příchozích obchodních dokladů.

JSON (JavaScript Object Notation) je ve srovnání s XML odlehčený textový formát pro výměnu dat, který je snadno sestavitelný a získatelný počítačem, je úsporný z hlediska velikostních nároků a je také relativně čitelný člověkem. Díky těmto výhodám je široce používán pro reprezentaci strukturovaných dat, zejména ve webových aplikacích, API (rozhraní pro programování aplikací) a konfiguračních souborech.

EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport) je mezinárodní standard pro elektronickou výměnu dat (EDI), který definuje syntaxi a strukturu obchodních dokumentů vyměňovaných mezi organizacemi. Byl vyvinut Organizací spojených národů (OSN) v rámci iniciativy UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport). Není to jediný formát dokumentu, ale spíše komplexní rámec pro strukturování dat. Není založen na XML ani JSON a formát zápisu dat je proprietární. Kvůli své značné složitosti je implementace EDIFACT náročná.

Universal Business Language (UBL) je otevřený standard založený na XML pro výměnu obchodních dokumentů, jako jsou faktury, dobropisy, objednávky, dodací listy a další, spravovaný neziskovou organizací Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS). Na rozdíl od lokálních formátů (např. ISDOC pro použití v České republice a na Slovensku) byl navržen pro mezinárodní použití, a proto není vázán na žádný konkrétní region nebo právní systém. Verze UBL 2.1 je jedním z formátů pro elektronické faktury podle evropské normy (EN 16931) a spolu s formátem EDIFACT je jedním z doporučených formátů podle evropské legislativy. Vzhledem k tomu, že se jedná o velmi komplexní formát, je jeho plná implementace v softwaru náročná.

Služba faktoo byla vyvinuta jako široce dostupný uzel v ekosystému elektronické fakturace, využitelný jak lidskými uživateli, tak elektronickými systémy prostřednictvím svého API (rozhraní pro programování aplikací), s vizí postupného rozšiřování jeho funkcionalit tak, aby co nejvíce subjektů, včetně živnostníků a malých firem, mohlo těžit z výhod strojově čitelné výměny dat.

Webové rozhraní faktoo umí (1) zobrazit dvojici dokumentů ISDOCX / ISDOC.PDF / PDF a ISDOC v paralelním zobrazení (část obrazovky náhled PDF, část obrazovky strukturovaná data), (2) vytvořit nebo editovat ISDOC v interaktivním formuláři, (3) validovat ISDOC proti XML Schema, Schematron pravidlům podle standardu ISDOC a rozšiřujícím pravidlům definovaným v systému, (4) provádět konverze formátu ISDOC.

Faktoo umožňuje (1) oddělit PDF a ISDOC z ISDOCX a naopak sloučit PDF a ISDOC do ISDOCX, (2) oddělit PDF a ISDOC z ISDOC.PDF a sloučit PDF a ISDOC do ISDOC.PDF, (3) převést ISDOC na UBL, (4) převést ISDOC na ISDOC.JSON a zpět.

Zejména po registraci můžete připojit diskové úložiště a následně pracovat s obsaženými soubory. V současnosti jsou podporovány Google Drive, Microsoft OneDrive nebo jiné podporující protokol WebDAV. Registrace je také nutná pro využívání faktoo API.

Veškeré funkcionality validace, konverze, transformace nad jednotlivými dokumenty a daty z připojeného úložiště lze volat přes API. Výsledky zpracování lze ukládat do úložiště, připravit k vyzvednutí přes API nebo například odeslat na cílovou e-mailovou adresu. Nasazením API na příchozí faktury je možné například automaticky načítat jejich data do ERP, implementovat specifické zpracování pravidel včetně schvalování. U vydaných faktur může například váš jednoduchý automatizovaný fakturační systém generovat jednoduché JSON soubory, předávat je Faktoo, nechat je převést na plné ISDOC a následně rozesílat.

Jistě, ve vývoji jsou další funkcionality jako vlastní validační pravidla, konektory pro integraci do populárních ekonomických softwarů (validace proti číselníkům, lepší importy, uživatelsky definované akce ve vztahu k pravidlům atd.), více směrů konverze formátů. Zůstaňte naladěni!